「🎉🎁AI 魔法教室」聚焦於 ChatGPT 的實際應用**邱允文

🎉🎁 這堂「AI 魔法教室」課程將聚焦於 ChatGPT 的實際應用，指導學員如何將這款強大的生成式 AI 深度整合到日常工作中，從策略規劃到執行細節，全面提升工作流程和決策品質。

一、使用 ChatGPT 來規劃、分析、編寫和增強您的工作流程

解說： 本主題著重於利用 ChatGPT 作為自動化引擎和優化大師，讓它接手重複性、結構性的任務，並為複雜流程提供多角度的優化建議，從而節省時間並提升整體產出品質。

實例：

  1. 實例一：自動化內容編寫與多版本優化

    • 情境： 行銷人員需要撰寫一則產品說明文案，並針對不同平台（官網、社群、郵件）調整語氣。

    • 應用： 向 ChatGPT 提供產品的核心特點和目標受眾，要求它生成一份專業初稿。接著，要求 ChatGPT 將此初稿改寫成「社群媒體貼文風格」（活潑、口語化）和「專業電子郵件風格」（簡潔、帶有行動呼籲）。

  2. 實例二：流程分析與優化建議

    • 情境： 團隊正在檢討現有的客戶服務流程，發現等待時間過長。

    • 應用： 將現有的客服 SOP（流程步驟、所需時間）輸入給 ChatGPT，要求它扮演**「流程優化顧問」，識別出流程中的三個主要瓶頸點，並針對每個瓶頸點提出**兩種可行的 AI 或自動化解決方案（例如：導入知識庫 GPT 或自動分流機器人）。

  3. 實例三：規劃新的學習或培訓路徑

    • 情境： 擔任主管需要為新進員工設計一個為期三週的部門培訓計畫。

    • 應用： 向 ChatGPT 提供部門的核心技能需求和可利用的資源（內部文件、線上課程連結），要求它生成一份包含每天主題、預計學習時間和評估方式的詳細三週計畫表。

二、利用 ChatGPT 來增強您的決策能力、分析能力和對複雜問題的理解

解說： 本主題將 ChatGPT 定位為虛擬的顧問和分析師。通過運用「角色扮演」和「結構化分析提示」，引導 AI 深入分解複雜問題、模擬不同情境的後果，並提供平衡的觀點，從而協助您做出更明智的決策。

實例：

  1. 實例一：情境模擬與風險分析（增強決策）

    • 情境： 決策者在 A 方案（高風險高回報）和 B 方案（低風險低回報）之間猶豫不決。

    • 應用： 要求 ChatGPT 扮演**「風險評估專家」。請它針對 A 方案，列出「最壞情況、最可能情況和最好情況」下各自的潛在財務影響和緩解措施**。並對 B 方案進行相同的分析，提供結構化的比較，幫助決策者權衡。

  2. 實例二：複雜概念的分解與解釋（增強理解）

    • 情境： 您需要快速理解一項與部門工作相關的複雜財經法規或科技論文。

    • 應用： 將法規條文或論文摘要貼給 ChatGPT，要求它：分解成三個面向，並使用「非專業術語」向一位非技術背景的同事解釋其核心要點，並舉出兩個與公司業務相關的實例來說明該概念的影響。

  3. 實例三：數據分析與趨勢提取（增強分析）

    • 情境： 您收集了一組關於網站用戶行為的原始數據（例如：頁面停留時間、跳出率等表格數據）。

    • 應用： 將原始數據（或數據的結構化描述）輸入給 ChatGPT，要求它扮演**「數據科學家」，識別數據中三個最值得關注的異常現象或趨勢**，並解釋這些現象可能對業務造成的潛在影響。

三、如何使用 ChatGPT 輔助專案規劃、執行追蹤、團隊會議等

解說： 本主題聚焦於將 ChatGPT 嵌入到專案管理的各個階段：啟動（規劃）、執行（追蹤）和結案（會議/報告）。使 AI 成為專案經理的虛擬助理，負責整理資訊、創建文件和促進溝通。

實例：

  1. 實例一：輔助專案規劃與任務分解

    • 情境： 剛接手一個新專案：「開發一套針對小型零售商的庫存管理系統」。

    • 應用： 向 ChatGPT 提供專案目標、預計時程（3 個月）和主要交付物，要求它扮演**「專案管理師」**，使用 WBS（工作分解結構）方法，生成一個包含「階段、任務、子任務」的詳細清單，並預估每個主要任務所需的工作天數。

  2. 實例二：協助執行追蹤與進度報告

    • 情境： 專案進入執行階段，您需要向客戶發送一份每週進度報告。

    • 應用： 將過去一週的團隊進度紀錄（已完成任務、遇到的問題）輸入給 ChatGPT，要求它：生成一份格式統一、語氣積極的「上週專案進度週報」，內容須包含「已完成事項總結、本週主要里程碑、下週重點工作**（並將延遲的任務標註為高風險）**」。

  3. 實例三：優化團隊會議效率與準備

    • 情境： 準備主持一場專案啟動會議，確保所有成員理解目標和職責。

    • 應用：

      • 會前準備： 要求 ChatGPT 生成一份 60 分鐘會議的詳細議程，包含每個環節（破冰、目標確認、職責分配、Q&A）的預計時間和主持人台詞範本。

      • 會後整理： 將會議錄音的逐字稿輸入給 ChatGPT，要求它識別出所有未解決的待辦事項，並為每個事項指派一個虛擬的負責人，以作為後續追蹤的基礎。



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